保管フォルダの構成が決定したら実際に印刷データの値によって仕分け先を振り分けるための仕分け定義体を作成します。
仕分け定義体の作成例を以下に記述します。
(1) 仕分け先フォルダ数分、仕分け定義を作成します。
(2) 帳票内のヘッダーにある、部署コードを仕分けキーとして指定します。
(3) 帳票内の仕分けキー(部署コード)の位置を指定します。
(4) 仕分け条件が一致したときのデータ格納パスを指定します。
(5) どの仕分けキーとも一致しなかった帳票の扱いを定義します。
(6) 無条件に「その他部署」データ格納パスに格納するようにします。
【帳票に付加する情報】
帳票を電子化活用する場合に必要な、帳票情報を定義します。
帳票情報には帳票名などがあります。
参照
帳票情報の詳細については、“運用手引書”を参照してください。
帳票情報とは、関連製品側で帳票を操作・管理するときに使用する情報です。帳票情報として定義できる情報は、配信先の関連製品ごとに異なります。帳票ごとに以下のようにまとめておくと便利です。
対象帳票 | 元帳や試算表など複数の帳票 |
|---|---|
作成サイクル | 日次 |
仕分けキー内容 | 仕分けキー：部署コード |
受信フォルダ名 | RECEIVE |
格納保管フォルダ名 | 参照 格納保管フォルダについては、“2.1.2 保管フォルダの設計”を参照してください。 |
コメント名 | 元帳のコメント |
有効期限：日数 | 1日(1日ごと自動削除する) |
仕分けキーに該当しない帳票の扱い | 仕分けキー不一致：「その他部署」に格納 仕分けキーなし：「その他」に格納 |
備考 | 仕分け定義ファイルは帳票名で切り替える。 |
