業務システムの利用には、各部門の承認が必要となります。
業務システムを登録する際に選択したメニューには、[承認レベル]が設定されています。業務システムの承認フローは、この[承認レベル]に応じて変わります。
[承認レベル]にレベルが指定されている場合は、以下のようなフローとなります。
図4.7 業務システムの承認フロー(レベル指定あり・プロジェクト利用者の場合)
*1: クラウドサービス統合運用部門の設定によって承認フローが決定されます。クラウドサービス統合運用部門にお問い合わせください。
*2: プロジェクト情報に登録している費用負担元コードは組織情報に紐づいています。紐づく組織情報には承認に関する値(承認する/転送先で承認する/承認を省略する)が設定されており、この値により承認者が決定されます。承認方法を変更する場合は、クラウドサービス統合運用部門にお問い合わせください。
上記図の[操作]の箇所では、承認以外に却下、取戻しの操作が実施可能です。申請タスクの操作と状態については"図5.1 申請タスクの状態遷移"を参照してください。
図4.8 業務システムの承認フロー(レベル指定あり・プロジェクト管理者/プロジェクト代行者の場合)
*1: クラウドサービス統合運用部門の設定によって承認フローが決定されます。クラウドサービス統合運用部門にお問い合わせください。
*2: プロジェクト情報に登録している費用負担元コードは組織情報に紐づいています。紐づく組織情報には承認に関する値(承認する/転送先で承認する/承認を省略する)が設定されており、この値により承認者が決定されます。承認方法を変更する場合は、クラウドサービス統合運用部門にお問い合わせください。
上記図の[操作]の箇所では、承認以外に却下、取戻しの操作が実施可能です。申請タスクの操作と状態については"図5.1 申請タスクの状態遷移"を参照してください。
はじめに、業務システムの所属プロジェクトによる承認が行われます。登録/変更/削除操作を行うユーザーのプロジェクト内ロールがプロジェクト利用者である場合、所属プロジェクトのプロジェクト管理者またはプロジェクト代行者による承認が行われます("図4.7 業務システムの承認フロー(レベル指定あり・プロジェクト利用者の場合)")。
操作ユーザーがプロジェクト管理者またはプロジェクト代行者である場合は、承認は不要です("図4.8 業務システムの承認フロー(レベル指定あり・プロジェクト管理者/プロジェクト代行者の場合)")。
次に、所属するプロジェクトの費用負担元コードに紐づく組織による承認(組織承認)が行われます。プロジェクトには、配下となる業務システムの利用料金支払体系を管理するための、費用負担元コードが登録されています。費用負担元コードは特定の組織に紐づくよう管理されており、この組織での承認が行われます。ここでは、メニューで指定している[承認レベル]に応じた承認が段階的に行われます(部承認、事業部承認など)。費用負担元コードに紐づく組織が存在しない場合は、組織承認はスキップされます。
組織情報には、組織承認について以下のいずれかの値が設定されており、この値によって承認者が変わります。この値は、[組織/ユーザー詳細]画面の[承認カスタマイズ]欄で確認できます。この値を変更する場合は、クラウドサービス統合運用部門にお問い合わせください。
「承認する」: 該当組織の承認者ロールを持つユーザーが承認者となります。
「転送先で承認する」: 転送先に指定しているプロジェクトのプロジェクト管理者またはプロジェクト代行者が承認者となります。
「承認を省略する」: 該当組織の承認はスキップされ、次階層の組織による承認となります。
最後に、クラウドサービス統合運用部門による承認が行われます。クラウドサービス統合運用部門内の承認フローは、運用に応じてシステム設定されたルートとなります。
すべての段階での承認後、登録/変更/削除操作が反映されます。
選択したメニューの[承認レベル]に、「承認不要」と指定されている場合は、以下のようなフローとなります。
図4.9 業務システムの承認フロー(承認不要)
*1: クラウドサービス統合運用部門の設定によって承認フローが決定されます。クラウドサービス統合運用部門にお問い合わせください。
上記図の[操作]の箇所では、承認以外に却下、取戻しの操作が実施可能です。申請タスクの操作と状態については"図5.1 申請タスクの状態遷移"を参照してください。
メニューの[承認レベル]が「承認不要」となっている場合は、所属プロジェクトによる承認および、費用負担元コードに紐づく組織の承認が不要となります。
クラウドサービス統合運用部門による承認後、登録/変更/削除操作が反映されます。
参考
特権管理者ユーザーとして業務システムの登録/変更/削除操作を行っている場合は、メニューの設定にかかわらず、承認不要で登録/変更/削除操作が反映されます。
承認関連のメール通知について
申請、または中間承認後、承認フローにおける次の承認者全員に、承認依頼メールが送信されます。
また、操作を行ったユーザーに申請控えとして通知メールが送信されます。
最終承認が完了すると、登録内容や変更内容がシステムに反映されます。反映時に、承認完了の通知メールが申請者(TO)、申請タスク操作者(CC)に送信されます。反映が何らかの原因で失敗した場合、エラー通知メールが申請者(TO)、申請タスク操作者(CC)に送信されます。
プロジェクト管理者の代わりに、プロジェクト代行者が承認を行った場合、次の承認者に対する承認依頼メールの控えが承認者に加えてプロジェクト管理者にも送信されます。プロジェクト代行者が最終承認の場合は、承認完了の通知メールの控えがプロジェクト管理者にも送信されます。
申請状況の確認について
登録/変更/削除申請の承認状態や申請内容を確認したいときは、[申請タスク管理]画面で確認できます。
[申請タスク管理]画面の主な操作方法は"第5章 申請タスク管理"を参照してください。
