Libraryサービスは、サーバのインストール時にインストールします。また、TeamWARE Officeの運用を開始したあとでも、Libraryサービスを追加できます。 Libraryサービスは、サイト内のすべてのサーバにインストールできます。インストール方法については、"グループウェア機能 インストールガイド"を参照してください。
サーバからLibraryサービスを削除できます。 Libraryサービスを削除すると、そのサーバ内のすべてのライブラリは削除されます。一度削除したライブラリは、復元できないため、十分注意してください。Libraryサービスを削除する方法については、"グループウェア機能 インストールガイド"を参照してください。
注意
Libraryサービスの削除時に、TeamWAREインストールディレクトリ配下にできるlibid.insファイルは、削除しないでください。
このファイルは、以前にインストールされていたLibraryサービスが利用した（文書ごとに一意に付けられる）管理番号の最大値を、再インストール時に引き継ぐために利用します。これにより、再インストール時の重複した管理番号の生成を防ぐことができます。
もしこのファイルがない状態で再インストールすると、サーバ間移動で他サーバに移動した文書と重複した番号を新規文書に割り当てる可能性があり、これをサーバ間移動するとDB矛盾が発生します。
Libraryサービスがインストールされていれば、ライブラリはいくつでも作成できます。システム管理者、Libraryマネージャ、および、ライブラリの作成権限が与えられたユーザは、ライブラリを作成できます。
1つのライブラリに、複数のフォルダを作成できます。また、1つのフォルダの中に複数のサブフォルダを作成し、階層化させることもできます。さらに、格納する文書には、複数のファイルを添付できます。これにより、文書を体系立てて管理することができます。
ライブラリを作成する場合、ライブラリのプロパティとして、ライブラリ名と所有者を必ず指定しなければなりません。ライブラリ名は、サイトのLibrary内で重複するものを使用することはできません。所有者は、標準設定では、ライブラリを作成したユーザとなります。別のユーザにライブラリの保守を任せる場合は、そのユーザを所有者として指定します。
ライブラリを作成するには、以下のように操作します。
Libraryアプリケーションを起動します。
メインウィンドウの[ライブラリ]メニューで、[新規]コマンドにカーソルをあわせ、サブメニューが表示されたら[ライブラリ]コマンドをクリックします。
[新規ライブラリ]ウィンドウが表示されます。
各ページに必要な値を指定します。
[新規ライブラリ]ウィンドウには、以下に示すページがあります。それぞれのページで必要な値を指定します。
各ページの詳細については、"グループウェア機能 利用者ガイド"またはLibraryアプリケーションのオンラインヘルプを参照してください。
全般…ライブラリ名や所有者、ライブラリの説明など、基本的な情報を指定するページです。
利用許可…ライブラリの利用許可を指定するページです。
ディスク容量…ライブラリに格納できる文書サイズなどといったライブラリの定量的な制限を指定するページです。
キーワード…ライブラリで使用するキーワードを指定するページです。
カスタム…カスタムフィールドを指定するページです。
[新規ライブラリ]ウィンドウで[OK]ボタンをクリックします。
フォルダ／サブフォルダを作成するには、以下のように操作します。
Libraryアプリケーションを起動します。
メインウィンドウのライブラリの一覧で、親となるライブラリ／フォルダをクリックします。
メインウィンドウの[ライブラリ]メニューで、[新規]コマンドにカーソルをあわせ、サブメニューが表示されたら[フォルダ]コマンドをクリックします。
[新規フォルダ]ウィンドウが表示されます。
各ページで必要な値を設定します。
[新規フォルダ]ウィンドウで、[OK]ボタンをクリックします。
ライブラリ内のすべての文書が不要になった場合、ライブラリごと削除できます。ライブラリを削除すると、その配下にあるフォルダや文書もすべて削除されます。
Libraryアプリケーションを起動します。
メインウィンドウのライブラリの一覧で、削除するライブラリをクリックします。
メインウィンドウの[編集]メニューで[削除]ボタンをクリックします。
参照
詳細については、以下に示す検索キーワードを使って、Libraryのオンラインヘルプを参照してください。
ライブラリ, 作成
ライブラリ, 削除
ライブラリ, 変更
サイトオプションの定義では、カスタムフィールドの定義、およびライブラリモードの選択ができます。
ライブラリモードの選択では、Libraryアプリケーション起動時に、フォルダおよびサブフォルダの情報を取り込むかどうかを指定します。
ライブラリモードの選択は、下記のどちらかを選択することで行います。
大規模ライブラリ限定モード
[小規模ライブラリ限定モード]チェックボックスがオフのモードです。
Libraryアプリケーション起動時には、フォルダおよびサブフォルダの情報を取り込みません。標準設定では、このモードに設定されています。
小規模ライブラリ限定モード
[小規模ライブラリ限定モード]チェックボックスがオンのモードです。
Libraryアプリケーション起動時には、フォルダおよびサブフォルダの情報を、すべて取り込みます。
注意
小規模ライブラリ限定モードでは、Libraryアプリケーション起動時にフォルダおよびサブフォルダの情報を、すべて取り込みます。したがって、性能を優先する必要がある大規模システムでは、大規模ライブラリ限定モードをご利用ください。
サイトオプションを定義するには、Libraryサービスの管理権限が必要です。
以下に、サイトオプションの定義方法を示します。
Libraryアプリケーションを起動します。
メインウィンドウの[オプション]メニューから[サイトオプションの定義]コマンドをクリックします。
[サイトオプションの定義] ウィンドウが表示されます。
必要に応じてカスタムフィールドの定義、ライブラリモードの選択を行います。
参考
詳細については、以下に示す検索キーワードを使って、Libraryのオンラインヘルプを参照してください。
サイトオプション定義
ライブラリに大量の文書が登録されると、参照したい文書がどのフォルダに格納されているのか見つけにくくなります。これを容易にするため、ライブラリ作成時に、キーワードを設定することをお勧めします（BizSearchを導入している場合、文書中の言葉で検索できるので、キーワードを設定しなくとも目的の文書を容易に検索できます。また、キーワードと併用することもできます）。ユーザは、ライブラリに文書を登録するとき、このキーワードの一覧から適切なキーワードをいくつか選択して、その文書の検索情報に指定します。これにより、そのキーワードで目的の文書を検索できます。
キーワードリストは、ライブラリおよびフォルダに作成できます。以下に、ライブラリにキーワードリストを作成する操作方法を示します。
Libraryアプリケーションを起動します。
メインウィンドウの[ライブラリ]メニューで、[新規]コマンドにカーソルをあわせ、サブメニューが表示されたら[ライブラリ]コマンドをクリックします。
[新規ライブラリ]ウィンドウが表示されます。
[ライブラリ名]フィールドにライブラリ名を入力します。
[キーワード]ページをクリックします。
[キーワード]ページが表示されます。
[新規キーワード]フィールドに、キーワードを入力します。
[追加]ボタンをクリックします。
キーワードが複数ある場合は、5.から6.の作業を繰り返します。
[OK]ボタンをクリックします。
なお、このキーワードリストをファイルとして保存し、ほかのライブラリに取り込むことができます。[取り込み]ボタンと[取り出し]ボタンでキーワードリストの移出、移入を行うことができます。これにより、キーワードリストをライブラリ間で共有できます。
システム管理者は、Libraryデータベースのサイズに制限を設け、ディスク使用量の増加を防ぎます。以下に設定可能なパラメータを示します。この数値は、Adminで変更可能です。Adminで設定する項目の詳細については、"14.4.3 サービスの詳細情報"を参照してください。
Libraryデータベースの最大値
この値を超えてデータベースが使用されると、システム管理者にアラートが通知されます。
最大ライブラリサイズの定義
アラートを出す残りディスク容量の定義
さらに、ライブラリごとに、最大ディスク容量や格納するフォルダや文書の最大サイズを指定できます。また、ディスク使用量を確認することもできます。
これらは、Libraryアプリケーションを起動し、[ライブラリ]メニューから[プロパティ]コマンドを選択し、[ディスク容量]ページを開くことにより行います。
以下の定義が可能です。
使用可能なディスク容量の定義
通知を出す残りディスク容量の定義
最大フォルダサイズの定義
最大文書サイズの定義
Libraryサービスは、急ぐ必要のない処理や、時間のかかる処理をバックグラウンドで実行します。たとえば、ごみ箱フォルダを空にする処理などは、バックグラウンド業務で実行します。バックグラウンドで実行するための処理依頼は、キューに接続され、処理が完了すると削除されます。システム管理者は、Adminを使用してこのキューを参照し、バックグラウンド業務の動作状態を確認できます。参照方法については、"14.8.3 キューの監視"を参照してください。
Libraryサービスで、バックグラウンド業務として実行される処理には、以下のものがあります。
ごみ箱フォルダを空にする処理
ディレクトリデータベース内のライブラリオブジェクトと、ライブラリデータベース内のライブラリオブジェクトの同期処理
Libraryサービスは、システムイベントログ、監査イベントログ、ビリングイベントログ、および、統計情報の各種ログ情報を採取しています。各種ログの採取を有効にすることにより、システム管理者は、Libraryサービスの利用状況を監視できます。たとえば、ビリングイベントログを解析することにより、ライブラリの利用頻度を確認できます。
システムイベントログ、監査イベントログ、および、ビリングイベントログの採取方法と参照方法については、"14.7 ログ情報の表示"を参照してください。統計情報の参照方法については、"14.8.2 統計情報の監視"を参照してください。
Libraryサービスのメンテナンスには、Directory情報を更新する作業、およびごみ箱を空にする作業があります。詳細については、"14.5.2 Libraryサービスのメンテナンス"を参照してください。
大規模なデータベースをもつセンタなどでは、Libraryデータベースのインデックスキャッシュの容量を変更する必要があります。インデックスキャッシュの値を大きくすると、Libraryデータベースへのアクセス速度が早くなります。しかし、値を大きくしすぎるとメモリ不足が発生するため、メモリの空き容量を確認して値を決定する必要があります。キャッシュサイズの見積もりについては"16.2 インデックスキャッシュサイズの設定"を参照してください。
この値は、[to config]コマンドで変更できます。
変更方法を以下に示します。[to config]コマンドの詳細については、"C.4 サービスのセットアップ"を参照してください。
TeamWARE Officeサーバを停止します。
[to config]コマンドを起動して、エキスパートモードを選択します。
オプションセットアップで"サービス"を選択します。
サービスセットアップで"Libraryサービス"を選択します。
キャッシュサイズの変更メニューで新しい値を設定します。
TeamWARE Officeサーバを再起動します。
Libraryデータベースを[to config]コマンドで別のディスクに移動できます。
Libraryデータベースの移動を行う場合、AdminクライアントのキューモニタでLibraryサービスキューがないことを確認の上、TeamWARE Officeを停止した後に実施してください。Adminクライアントのキューモニタの使用方法については、"14.8.3 キューの監視"を参照してください。また、事前に移動先のディスクに十分な空き容量があることを確認してください。
データベースの移動方法を以下に示します。[to config]コマンドの詳細については、"C.4 サービスのセットアップ"を参照してください。
TeamWARE Officeサーバを停止します。
[to config]コマンドを起動して、エキスパートモードを選択します。
オプションセットアップで"サービス"を選択します。
サービスセットアップで"Libraryサービス"を選択します。
Libraryデータベースのパス名変更メニューで新しいパス名を指定します。
TeamWARE Officeサーバを再起動します。
Libraryサービスがインストールされていれば、ライブラリ、フォルダ、文書はいくつでも作成できます。ただし、ユーザがLibraryアプリケーションで表示できるのは、ライブラリとフォルダの合計が2000個、および1つのフォルダ内の文書が2000個までです。2000個を超えて表示しようとした場合、表示しきれなかったライブラリおよびフォルダ、または文書は、移動や削除ができません。したがって、ライブラリとフォルダの合計、および１つのフォルダ内の文書数がそれぞれ2000個以下となるように注意してください。
オンラインバックアップモードでの運用中は、下記の処理が抑止(一時停止)され、いつまでたっても処理が実行しない、または完了しないように見えることがあります。
フォルダの削除、移動
ごみ箱フォルダを空にする処理
TeamWARE Directoryと不整合修正
このような場合は、[to backup status]コマンドで、バックアップ状態を確認し、オンラインバックアップモードの場合は、バックアップが完了したことを確認の上、[to backup off]コマンドでオンラインバックアップモードを解除してください。
フォルダの移動処理の場合は、移動元、移動先の両サーバで、オンラインバックアップモードを解除してください。
