TeamWARE Office 200X V2.0 利用者ガイド

5.8.3 音声連携する

Mailを利用して音声連携する操作について説明します。

音声連携には、「音声録音」、「通話録音」、「音声再生」および「不在代行」があります。

音声録音 ： 電話機を使用して自分の声を録音し、メールとして送信することができる機能です。
通話録音 ： 通話中の自分の声と相手の声の両方を同時に録音し、メールとして送信することができる機能です。
音声再生 ： 音声ファイルの音声を電話機に再生する機能です。
不在代行 ： 不在時に掛かってきた電話に対して自動で応答し、相手の声を録音し、自分のメールボックスにメールとして格納する機能です。

◆音声録音をする

音声録音するには、以下のように操作します。

1. ［音声録音］ボタンまたは［音声録音］コマンドをクリックします。
   以下の方法のうち、いずれかを選択します。
   • Mailの［送信］ウィンドウの［添付ファイル］コマンドから、［音声録音］メニューを選択する
   • タスクトレイのボタンを右クリックして表示されるメニューから、［音声録音］コマンドをクリックする

   ⇒　［音声メッセージ録音］ウィンドウが表示されます。

   

   また、同時に、そのユーザのホームテレホンとしてCTIサーバに登録してある電話機が鳴ります。

2. 電話機を使って、録音したい内容を話します。
   受話器を置くと、録音が終了します。
   なお、音声を録音し直したい場合は、ボタンをクリックすれば、再度電話機が鳴り、音声を録音し直すことができます。
   再度録音する必要がない場合は、ボタンをクリックします。
   ⇒　［送信］ウィンドウに、添付ファイルとしてたった今録音した音声メッセージファイルが添付されます。

   

   以降の操作は、通常のメールの送信の操作と同じです。
   メールを送信する操作の詳細については、5.2 メールを送信するを参照してください。

タスクトレイから音声録音を行った場合で、TeamWARE Officeにログインしていなかった場合、［ログイン設定］ウィンドウが表示され、TeamWAREにログインすると、上記の［送信］ウィンドウが表示されます。

◆音声再生する

音声再生するには、以下のように操作します。

1. 音声ファイルをダブルクリックします。
   ⇒［音声メッセージ再生］ウィンドウが表示されます。

   

   また、同時に、そのユーザのホームテレホンとしてCTIサーバに登録してある電話機が鳴ります。

2. 電話機を取ると、音声ファイルの内容が再生されます。
   なお、音声の再生を一時停止したい場合は、ボタンをクリックすれば、一時停止することができます。また、再生を開始したい場合は、ボタンをクリックすれば、停止したところから再生が開始されます。
   また、再生される音声の音量を変更したい場合は、で変更することができます。
   値は5（最大）から−5（最小）の間に設定することができます。
3. 再生を終了したい場合は、電話機を置くか、ボタンをクリックします。

電話器から再生できる音声ファイルは、8KHz、8bitサンプリングのモノラル形式です。それ以外の音声ファイルはクライアントの音声出力装置（スピーカなど）に出力されます。また、音声ファイルの出力先を電話器ではなく、クライアントの音声出力装置（スピーカなど）に設定することもできます。
音声ファイルの出力先の設定方法については、TeamWARE Officeクライアントをインストールしたディレクトリにある、"twtaskty.wri"を参照してください。

◆通話録音する

通話録音するには、以下のように操作します。

1. 通話中の自分の声と相手の声の両方を同時に録音したい場合に、［通話録音］ボタンまたは［通話録音］コマンドをクリックします。
   以下の方法のうち、いずれかを選択します。
   • Mailの［送信］ウィンドウの［添付ファイル］メニューから［通話録音］コマンドをクリックする
   • タスクトレイのボタンを右クリックして表示されるメニューから［通話録音］コマンドをクリックする

   ⇒　［音声メッセージ録音］ウィンドウが表示されます。

2. 録音を終了する場合には、受話器を置きます。
   ⇒　［送信］ウィンドウに、添付ファイルとしてたった今録音した音声メッセージファイルが添付されます。
   以降の操作は、通常のメールの送信の操作と同じです。

• タスクトレイから通話録音を行った場合で、TeamWARE Officeにログインしていなかった場合、［ログイン設定］ウィンドウが表示され、TeamWARE Officeにログインすると、上記の［送信］ウィンドウが表示されます。
• 音声の録音後に、ログインをキャンセルしたり、送信をキャンセルする場合には注意が必要です。
  ログインをキャンセルしたり、送信をキャンセルする場合は、音声メッセージファイルを保存するかどうかの確認のウィンドウが表示されます。
  ［はい］ボタンをクリックしてファイルを保存する場合には、［ファイル名を付けて保存］ウィンドウが表示されますので、必要に応じてクライアントのディスクに保存してください。
  なお、送信が成功したり、メールを一時保存した場合には音声ファイルはサーバの送信簿上に残りますので、クライアントのディスクには保存されません。
• タスクトレイのボタンをクリックして操作を開始して、その際にTeamWARE Officeにまだログインしていない場合には、最初に［TeamWARE Officeログイン］ウィンドウが表示されてから、Mailの［送信］ウィンドウが表示されます。
  このようにログインしていない状態から操作を開始し（ログインし）、メール送信や一時保存などの操作が完了した場合には、自動的にTeamWARE Officeからログアウトします。

◆不在代行を使用する

不在代行には、次の3つの操作があります。

• 不在を登録する
• 不在用個人応答メッセージを録音する
• 不在を解除する

不在を登録する

1. タスクトレイのボタンを左クリックして表示されるメニューから、［不在を登録する］コマンドをクリックします。
   ⇒　［不在代行設定］ウィンドウが表示されます。

   

2. 不在の用件をクリックします。

   設定できる不在用件は以下のものです。

   ： 離席中のアナウンスのあと、相手の声を録音します。
   ： 会議中のアナウンスのあと、相手の声を録音します。
   ： 休暇中のアナウンスのあと、相手の声を録音します。
   ： 退社済のアナウンスのあと、相手の声を録音します。
   ： 来客中のアナウンスのあと、相手の声を録音します。
   ： 出張中のアナウンスのあと、相手の声を録音します。
   ： 自分で録音した音声で応答させたい場合に指定します。

   不在代行の設定が完了すると、以降その電話機にかかってきた電話に対して、不在の用件をアナウンス したあと、相手の音声を録音し、自分のメールボックスにメールとして格納します。

3. 不在が登録されると、CTIサーバで不在ランプを点灯する設定をしている場合は、電話機の不在ランプが点灯します。

不在用個人応答メッセージを録音する

不在時のアナウンスに、自分で録音した音声を使用することができます。

不在代行個人メッセージを録音したい場合は、以下のように操作します。

1. タスクトレイのボタンを左クリックして表示されるメニューから、［不在を登録する］コマンドをクリックします。
   ⇒　［不在代行設定］ウィンドウが表示されます。
2. 個人応答用メッセージ録音のボタンをクリックします。
3. 電話機が鳴りますので、受話器を取り、応答メッセージを録音します。

個人応答用メッセージを録音する前に、Windows(R)の［コントロールパネル］の［インターネット］アイコンをダブルクリックして、インターネットのプロパティを確認してください。
［接続］ページの"プロキシサーバーの設定"が正しく設定されているかどうかを確認してください。

不在を解除する

登録した不在の情報を解除するには、以下のように操作します。

1. タスクトレイのボタンを左クリックして表示されるメニューから、［不在を解除する］コマンドをクリックします。
2. 不在が解除されると、CTIサーバで不在ランプを消灯する設定をしている場合は、電話機の不在ランプが消灯します。