ライブラリには多数の文書を掲載できるため、特定の文書を自分で探すのが困難な場合があります。そのような場合、検索条件を指定して文書を検索することができます。
文書を検索するには、以下のように操作します。
メインウィンドウの［文書］メニューで、［検索］コマンドをクリックします。
⇒ ［文書の検索］ウィンドウが表示されます。
検索条件を指定します。
指定する検索条件については、"指定できる検索条件"を参照してください。
［文書の検索］ウィンドウで、［検索］ボタンをクリックします。
⇒ 検索された文書の一覧が表示されます。一覧には、検索された文書の件数が表示されます。
検索結果を確認します。
以下に、検索結果の例を示します。
ポイント
検索結果が表示されたウィンドウからでも、文書の表示やプロパティの表示などを行うことができます。詳細については、オンラインヘルプを参照してください。
指定できる検索条件
文書の検索では、以下の条件を指定できます。
検索範囲
［文書の検索］ウィンドウの検索範囲の欄にあるボタンやチェックボックスで、検索対象にするライブラリやフォルダを指定できます。
検索する範囲を指定するには、以下のように操作します。
［フォルダの選択］ボタンをクリックします。
⇒ ［フォルダの選択］ウィンドウが表示されます。
中にフォルダのあるライブラリには、
のアイコンが表示されています。のアイコンをクリックすると、ライブラリ内のフォルダも一覧表示されます。
一覧から選択するライブラリやフォルダをクリックします。
複数のライブラリやフォルダを選択するには、［Ctrl］キーを押しながらクリックします。
［フォルダの選択］ウィンドウの［OK］ボタンをクリックします。
⇒ 選択したライブラリやフォルダは、［文書の検索］ウィンドウの現在の検索範囲フィールドに表示されます。
なお、メインウィンドウで［標準設定サーバのライブラリ］などの表示条件を指定していると、［ライブラリの選択］ウィンドウでも、それと同じ条件のライブラリだけが一覧表示されますが、［すべてのライブラリ］ボタンをクリックすると、すべてのライブラリが表示されます。
検索範囲にサブフォルダを含む場合は、［サブフォルダを含む］チェックボックスをクリックします。サブフォルダとは、フォルダの中に作成されたフォルダのことです。
保存された条件
検索条件名用のフィールドです。使用する検索条件や保存する検索条件の名前を指定します。
詳細については、オンラインヘルプを参照してください。
ポイント
中にフォルダのあるライブラリには、のアイコンが表示されますが、大規模ライブラリモードの場合、必ずその配下にフォルダが存在することを示しているわけではありません。ライブラリおよびフォルダの配下の情報を表示していないものについてものアイコンが表示されることがあります。
所有者と作成者、およびキーワードの指定フィールドでは、"富士太郎,近藤 信幸"、"富士太郎;近藤 信幸"などのように、","または";"で区切ることで、条件を複数指定できます。","や";"は、リストセパレート文字と呼ばれ、各アプリケーションの［共通オプション設定］ウィンドウの［全般］ページで指定することができます。
検索された文書の削除
検索結果が表示されたウィンドウから、文書を削除することができます。
削除するには、検索結果が表示されたウィンドウで、削除したい文書を選択し、［文書］メニューから［削除］コマンドをクリックします。
文書の検索では、カスタムフィールドを検索条件に指定して検索を行うことができます。
カスタムフィールドを検索条件に指定するには、以下のように操作します。
［文書の検索］ウィンドウで、［現在の検索範囲］フィールドに、ライブラリまたはフォルダが選択されていることを確認して、［カスタム］ボタンをクリックします。
⇒ ［カスタム条件］ウィンドウが表示されます。
検索条件とするカスタムフィールドに対応するフィールドに、文字列を指定します。指定する値の詳細については、オンラインヘルプを参照してください。
［OK］ボタンをクリックします。
⇒ ［文書の検索］ウィンドウに戻ります。
［検索］ボタンをクリックすると、検索を開始します。
ポイント
［カスタム条件］ウィンドウは、メインウィンドウの［表示］メニューで、［ビューの定義］コマンドをクリックして表示される［ビューの定義］ウィンドウの［カスタム］ボタンからも表示できます。
詳細については、オンラインヘルプを参照してください。
注意
検索範囲に、ライブラリまたはフォルダを指定しないと、［カスタム］ボタンは有効になりません。［カスタム条件］ウィンドウには、［現在の検索範囲］フィールドに選択されているライブラリまたはフォルダのカスタムフィールドが表示されます。
カスタムフィールドを検索条件に指定する場合、選択したライブラリまたはフォルダに指定されているカスタムフィールドだけが有効となります。したがって、あるライブラリの配下にあるフォルダに設定されているカスタムフィールドも取り出したい場合は、すべてのフォルダを選択するか、ライブラリに設定されているカスタムフィールドが、配下のフォルダをすべて含むよう定義されている必要があります。
［カスタム条件］ウィンドウで、ウィンドウ内に表示しきれないカスタムフィールドは、スクロールバーでスクロールすることにより表示されます。
Ｑ＆Ａ
Q： 所有者や作成者の名前で検索したいのですが、名前の一部しかわかりません。どうしたらいいですか？
A： 検索条件に指定する所有者や作成者の名前を、検索することができます。 ［文書の検索］ウィンドウの［所有者と作成者］ページで、所有者フィールドや作成者フィールドの右横にある、ボタンをクリックします。それぞれ、［所有者を検索］ウィンドウ、［作成者を検索］ウィンドウが表示されるので、それらのウィンドウで名前を検索します。それぞれのウィンドウでの操作については、9.2 エントリを検索するを参照してください。
Q： キーワードだけを検索条件に指定して検索したのですが、文書が1つも検索されません。どうしてでしょうか？
A： 指定したキーワードを持つ文書が1つもないためです。
検索条件に指定したキーワードが、検索したい文書のキーワードと異なる場合や、検索したい文書にキーワードがない場合は検索できません。他のキーワードを指定し直して再検索してください。キーワードの一部しかわからない場合は、キーワードの前、後、または前後に"*"を指定することができます。
また、キーワードフィールドの右横にある、
ボタンをクリックして表示される、検索範囲となっているライブラリおよびフォルダに設定されているキーワードを選択することもできます。キーワードの指定方法については、キーワードフィールドのフィールドヘルプを参照してください。なお、キーワードがない文書は、キーワードだけを検索条件に指定して検索することはできません。
Q： 検索をするたびに、同じ検索条件を指定するのはめんどうです。何か良い方法はありませんか？
A： 指定した検索条件を保存し、再利用することができます。
検索条件を保存するには、以下のように操作します。
検索条件を指定した［文書の検索］ウィンドウで、検索条件名フィールドに、検索条件に付ける名前を指定します。
［保存］ボタンをクリックします。
⇒ 保存した検索条件は、検索条件名ボックスの右横にある、
ボタンをクリックすると一覧表示されます。一覧から、目的とする検索条件をクリックすると、その検索条件を利用できます。なお、保存した検索条件を削除するときは、一覧から検索条件をクリックしてから、［削除］ボタンをクリックします。
参照
詳細については、以下に示すLibraryのオンラインヘルプを参照してください。
検索
検索結果
サブフォルダ, 検索
カスタムフィールド
