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第5章 TeamWARE Mailを操作する

ここでは、MailのCTI連携機能について説明します。
（CTIとは、“Computer Telephony Integration”の略です）

CTI連携によって、おもに以下の2つの機能が実現されます。

• 音声連携機能
• FAX連携機能

◆音声連携機能

音声連携機能によって、次のことが実現されます。

音声メッセージのメール送信

電話機を使用して自分の声を録音し、メールとして送信することができます。また、通話中の自分の声と相手の声の両方を同時に録音し、メールとして送信することもできます。
さらに、電話機だけを使い、音声を録音し、メールとして送信することもできます。

音声メッセージのメール再生

メールに添付された音声メッセージを、電話機へ再生することができます。また、電話機から、メールに添付された音声メッセージを再生することもできます。
これにより、外出先からも音声メールを聞くことができ、音声メッセージを他人に聞かれることなく、自席で再生することができます。

不在代行

不在時に着信した電話に対して、あらかじめ設定しておいた7種類の用件（離席、会議、休暇、退社、来客、出張、個人定義）の中からひとつを自動的に応答します。また、相手の音声を録音し、録音した音声をメールとして自分のメールボックスに格納します。

◆FAX連携機能

FAX連携機能によって、次のことが実現されます。

FAXバック

FAX装置から、自分のメールボックスに格納されているFAXデータを取り出すことができます。これを「FAXバック」といいます。

FAXメール送信

FAX装置から、TeamWAREのユーザ宛てにFAXメールを送信することができます。

CTI連携を行うためには、TeamWARE Officeのインストール時に表示される、アプリケーションを選択するウィンドウで［TeamWARE Office CTI 連携クライアントモジュール］のチェックボックスをオンにする必要があります。

インストールが完了すると、Mailの［送信］コマンドに［音声録音］および［通話録音］のコマンドが追加されます。また［オプション］の［ツールバーの設定］のボタンのリストに［音声録音］ボタン、および［通話録音］ボタンが追加できるようになります。

また、Windows(R)のタスクトレイに、ボタンが追加され、ここからもCTI連携を行うことができます。

TeamWARE Officeのインストールの詳細については、3.2 インストールするを参照してください。

なお、CTI連携を利用するためには、TeamWARE Officeをインストールする前に、ユニファイドメッセージサービスのクライアントツールをインストールしておく必要があります。
詳細については、“ユニファイドメッセージサービス　V02 使用手引書（クライアントツール使用手引書）”を参照してください。

CTI連携のインストールが完了したら、必要に応じてCTI連携の動作環境についての設定を行うことができます。
CTI連携では、以下の2つの環境設定があります。

• ユニファイドメッセージサービスの環境設定
• CTI連携タスクトレイクライアントの各種環境設定

◆ユニファイドメッセージサービスの環境設定

ユニファイドメッセージサービスの環境設定は、以下の2つの方法で行うことがきます。

• メインウィンドウの［オプション］メニューの［CTI環境設定］コマンドをクリックする
• タスクトレイのボタンを右クリックして表示されるメニューから、［環境設定］コマンドをクリックして表示されるシートの［CTI環境設定］ボタンをクリックする

なお、ユニファイドメッセージサービスの環境設定で設定する項目の詳細については、“ユニファイドメッセージサービス　V02 使用手引書（クライアントツール使用手引書）”を参照してください。

◆CTI連携タスクトレイクライアントの各種環境設定

CTI連携タスクトレイクライアントの環境設定は、以下の方法で行うことができます。

1. タスクトレイのボタンを右クリックして表示されるメニューから、［環境設定］コマンドをクリックします。
   ⇒　［TeamWARE CTI 環境設定］ウィンドウが表示されます。
   
   

このウィンドウでは、このウィンドウから行うCTI連携におけるメールの送信時の、メールの宛先の初期値や、ログの詳細などについて設定することができます。
設定する内容についての詳細は、TeamWARE Officeクライアントをインストールしたディレクトリにある、“twtaskty.wri”を参照してください。

Mailを利用して音声連携する操作について説明します。

音声連携には、「音声録音」、「通話録音」、「音声再生」および「不在代行」があります。

◆音声録音をする

音声録音するには、以下のように操作します。

1. ［音声録音］ボタンまたは［音声録音］コマンドをクリックします。
   以下の方法のうち、いずれかを選択します。
   • Mailの［送信］ウィンドウの［添付ファイル］コマンドから、［音声録音］メニューを選択する
   • タスクトレイのボタンを右クリックして表示されるメニューから、［音声録音］コマンドをクリックする
   
   ⇒　［音声メッセージ録音］ウィンドウが表示されます。
   
   
   また、同時に、そのユーザのホームテレホンとしてCTIサーバに登録してある電話機が鳴ります。
   
   
2. 電話機を使って、録音したい内容を話します。
   受話器を置くと、録音が終了します。
   なお、音声を録音し直したい場合は、ボタンをクリックすれば、再度電話機が鳴り、音声を録音し直すことができます。
   再度録音する必要がない場合は、ボタンをクリックします。
   ⇒　［送信］ウィンドウに、添付ファイルとしてたった今録音した音声メッセージファイルが添付されます。
   
   
   

   以降の操作は、通常のメールの送信の操作と同じです。
   メールを送信する操作の詳細については、5.2 メールを送信するを参照してください。

タスクトレイから音声録音を行った場合で、TeamWARE Officeにログインしていなかった場合、［ログイン設定］ウィンドウが表示され、TeamWAREにログインすると、上記の［送信］ウィンドウが表示されます。

◆音声再生する

音声再生するには、以下のように操作します。

1. 音声ファイルをダブルクリックします。
   ⇒［音声メッセージ再生］ウィンドウが表示されます。
   
   
   また、同時に、そのユーザのホームテレホンとしてCTIサーバに登録してある電話機が鳴ります。
   
   
2. 電話機を取ると、音声ファイルの内容が再生されます。
   なお、音声の再生を一時停止したい場合は、ボタンをクリックすれば、一時停止することができます。また、再生を開始したい場合は、ボタンをクリックすれば、停止したところから再生が開始されます。
   また、再生される音声の音量を変更したい場合は、で変更することができます。
   値は5（最大）から−5（最小）の間に設定することができます。
   
3. 再生を終了したい場合は、電話機を置くか、ボタンをクリックします。

電話器から再生できる音声ファイルは、8KHz、8bitサンプリングのモノラル形式です。それ以外の音声ファイルはクライアントの音声出力装置（スピーカなど）に出力されます。また、音声ファイルの出力先を電話器ではなく、クライアントの音声出力装置（スピーカなど）に設定することもできます。 音声ファイルの出力先の設定方法については、TeamWARE Officeクライアントをインストールしたディレクトリにある、“twtaskty.wri”を参照してください。

◆通話録音する

通話録音するには、以下のように操作します。

1. 通話中の自分の声と相手の声の両方を同時に録音したい場合に、［通話録音］ボタンまたは［通話録音］コマンドをクリックします。
   以下の方法のうち、いずれかを選択します。
   • Mailの［送信］ウィンドウの［添付ファイル］メニューから［通話録音］コマンドをクリックする
   • タスクトレイのボタンを右クリックして表示されるメニューから［通話録音］コマンドをクリックする
   
   ⇒　［音声メッセージ録音］ウィンドウが表示されます。
   
2. 録音を終了する場合には、受話器を置きます。
   ⇒　［送信］ウィンドウに、添付ファイルとしてたった今録音した音声メッセージファイルが添付されます。
   以降の操作は、通常のメールの送信の操作と同じです。
   

タスクトレイから通話録音を行った場合で、TeamWARE Officeにログインしていなかった場合、［ログイン設定］ウィンドウが表示され、TeamWARE Officeにログインすると、上記の［送信］ウィンドウが表示されます。 音声の録音後に、ログインをキャンセルしたり、送信をキャンセルする場合には注意が必要です。 ログインをキャンセルしたり、送信をキャンセルする場合は、音声メッセージファイルを保存するかどうかの確認のウィンドウが表示されます。 ［はい］ボタンをクリックしてファイルを保存する場合には、［ファイル名を付けて保存］ウィンドウが表示されますので、必要に応じてクライアントのディスクに保存してください。 なお、送信が成功したり、メールを一時保存した場合には音声ファイルはサーバの送信簿上に残りますので、クライアントのディスクには保存されません。 タスクトレイのボタンをクリックして操作を開始して、その際にTeamWARE Officeにまだログインしていない場合には、最初に［TeamWARE Officeログイン］ウィンドウが表示されてから、Mailの［送信］ウィンドウが表示されます。 このようにログインしていない状態から操作を開始し（ログインし）、メール送信や一時保存などの操作が完了した場合には、自動的にTeamWARE Officeからログアウトします。

◆不在代行を使用する

不在代行には、次の3つの操作があります。

• 不在を登録する
• 不在用個人応答メッセージを録音する
• 不在を解除する

1. タスクトレイのボタンを左クリックして表示されるメニューから、［不在を登録する］コマンドをクリックします。
   ⇒　［不在代行設定］ウィンドウが表示されます。
   
   
   
2. 不在の用件をクリックします。

   設定できる不在用件は以下のものです。

   	：	離席中のアナウンスのあと、相手の声を録音します。
   	：	会議中のアナウンスのあと、相手の声を録音します。
   	：	休暇中のアナウンスのあと、相手の声を録音します。
   	：	退社済のアナウンスのあと、相手の声を録音します。
   	：	来客中のアナウンスのあと、相手の声を録音します。
   	：	出張中のアナウンスのあと、相手の声を録音します。
   	：	自分で録音した音声で応答させたい場合に指定します。

   不在代行の設定が完了すると、以降その電話機にかかってきた電話に対して、不在の用件をアナウンス したあと、相手の音声を録音し、自分のメールボックスにメールとして格納します。

3. 不在が登録されると、CTIサーバで不在ランプを点灯する設定をしている場合は、電話機の不在ランプが点灯します。

不在時のアナウンスに、自分で録音した音声を使用することができます。
不在代行個人メッセージを録音したい場合は、以下のように操作します。

1. タスクトレイのボタンを左クリックして表示されるメニューから、［不在を登録する］コマンドをクリックします。 ⇒　［不在代行設定］ウィンドウが表示されます。
   
   
2. 個人応答用メッセージ録音のボタンをクリックします。
3. 電話機が鳴りますので、受話器を取り、応答メッセージを録音します。

個人応答用メッセージを録音する前に、Windows(R)の［コントロールパネル］の［インターネット］アイコンをダブルクリックして、インターネットのプロパティを確認してください。 ［接続］ページの“プロキシサーバーの設定”が正しく設定されているかどうかを確認してください。

登録した不在の情報を解除するには、以下のように操作します。

1. タスクトレイのボタンを左クリックして表示されるメニューから、［不在を解除する］コマンドをクリックします。
2. 不在が解除されると、CTIサーバで不在ランプを消灯する設定をしている場合は、電話機の不在ランプが消灯します。

ここでは、電話機から音声メールを送受信する操作、およびFAXバックの操作について説明します。

◆電話機から音声メールを送信する

電話機から音声メールを送信するには、以下のように操作します。

1. CTIサーバに電話をかけます。
2. 「はい、リモートサービスです。利用者番号と＃を入力してください」
   のガイダンスに従い、CTIサーバに登録した自分の利用者番号と“＃”を入力します。
3. 「パスワードと＃を入力してください」
   のガイダンスに従い、CTIサーバに登録した自分のパスワードと“＃”を入力します。
4. 「サービスコードを入力してください」
   のガイダンスに従い、音声送信のサービスコード（初期状態は22になっています）を入力します。
   なお、サービスコードについては、CTIサーバの管理者に確認してください。
5. 「送信する宛先の利用者番号と＃を入力してください」
   のガイダンスに従い、音声メールを送信する相手の利用者番号と“＃”を入力します。
6. 「メッセージをお話しください。用件が終りましたら電話を切るか、＃を2回入力してください」
   のガイダンスのあと、「ピー」という発信音がなったら音声を録音します。
7. 音声の録音が終了したら、受話器を置くか、“＃”を2回入力します。
   “＃”を2回入力した場合は、「メッセージを受付けました」のガイダンスのあと、4．の状態に戻ります。

◆電話機から音声メールを受信する

電話機から音声メールを受信するには、以下のように操作します。

1. CTIサーバに電話をかけます。
2. 「はい、リモートサービスです。利用者番号と＃を入力してください」
   のガイダンスに従い、CTIサーバに登録した自分の利用者番号と“＃”を入力します。
3. 「パスワードと＃を入力してください」
   のガイダンスに従い、CTIサーバに登録した自分のパスワードと“＃”を入力します。
4. 「サービスコードを入力してください」
   のガイダンスに従い、音声受信のサービスコード（初期状態は11になっています）を入力します。
   なお、サービスコードについては、CTIサーバの管理者に確認してください。
   
   新規メールの中に音声メールがあった場合、「メッセージを再生します」のガイダンスのあとに、メールの到着日時の新しいものから順に音声が再生されます。
   音声メールがなかった場合、「メッセージは登録されていません」のガイダンスのあと、4．の状態に戻ります。
   
   すべての音声の再生が終了したら、「ピピ」という発信音に続いて、「以上です」のガイダンスがあり、4．の状態に戻ります。

◆FAXバックを使用する

FAXバックを使用するには、以下のように操作します。

1. CTIサーバに電話をかけます。
2. 「はい、リモートサービスです。利用者番号と＃を入力してください」
   のガイダンスに従い、CTIサーバに登録した自分の利用者番号と“＃”を入力します。
3. 「パスワードと＃を入力してください」
   のガイダンスに従い、CTIサーバに登録した自分のパスワードと“＃”を入力します。
4. 「サービスコードを入力してください」
   のガイダンスに従い、FAX受信のサービスコード（初期状態は33になっています）を入力します。
   なお、サービスコードについては、CTIサーバの管理者に確認してください。
5. 新規メールの中にFAXメールがあった場合、「FAX端末の受信ボタンを押してください」のガイダンスのあとに、FAX端末の受信ボタンを押してください。
   メールの到着日時の新しいものから順にFAXが送信されてきます。
   FAXメールがなかった場合、「新しいFAXはありません」のガイダンスのあと、4．の状態に戻ります。

◆FAX装置からFAXメールを送信する

FAX装置からFAXメールを送信するには、以下のように操作します。

1. CTIサーバに電話をかけます。
2. 「はい、リモートサービスです。利用者番号と＃を入力してください」
   のガイダンスに従い、CTIサーバに登録した自分の利用者番号と“＃”を入力します。
3. 「パスワードと＃を入力してください」
   のガイダンスに従い、CTIサーバに登録した自分のパスワードと“＃”を入力します。
4. 「サービスコードを入力してください」
   のガイダンスに従い、FAX送信のサービスコード（初期状態は44になっています）を入力します。
   なお、サービスコードについては、CTIサーバの管理者に確認してください。
5. 「送信する宛先の利用者番号と＃を入力してください」
   のガイダンスに従い、音声メールを送信する相手の利用者番号と“＃”を入力します。
6. 「送信原稿をセットしてFAX端末のスタートボタンを押してください。」
   のガイダンスのあと、FAX装置に原稿をセットし、スタートボタンを押します。
   送信が完了すると、4．の状態に戻ります。

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