TeamWARE Officeを導入するとき、ユーザがTeamWARE Officeアプリケーションの操作に慣れるよう指導するのは、システム管理者やマネージャの役目です。システム管理者やマネージャは、新規のユーザに訓練が必要かどうか、またサービスやアプリケーションの使いかたについてアドバイスや指導を行う必要があるのか、などを検討しなければなりません。
新規のユーザには、ログイン名およびパスワードを通知し、ログインの方法をアドバイスしてください。
また、以下に示すような一般的事項について、ユーザにアドバイスします。
ログイン先サーバのネットワークアドレスの通知
TeamWARE Officeにログインするサーバのネットワークアドレスを通知します。サーバのネットワークアドレスは、システム管理者があらかじめ設定することも可能です。詳細については、"3.4 クライアントのインストール"を参照してください。
パスワードの長さと文字列
パスワード（6文字以上をお勧めします）を使用するようにアドバイスします。パスワードには、自分の生年月日や名前など、他人が予測できる文字列を使用しないように指導します。また、英大文字と英小文字は区別されることを知らせておきます。
システム管理者は、Adminアプリケーションにより最小パスワード長を設定できます。詳細については、"14.4.1 サイトの詳細情報"を参照してください。
仮パスワードの変更
ユーザに知らせたパスワードはシステム管理者が設定したものであるため、変更しておくように指導します。システム管理者は、ユーザが初回ログイン時にパスワード変更を強制できるように設定できます。詳細については、"8.3 送受信メールの変換"を参照してください。
パスワードの変更
定期的にパスワードを変更するようにアドバイスします。ただし、以前に使ったことがないものに変更するようアドバイスします。
システム管理者は、Adminアプリケーションによりパスワード履歴の保存回数を設定できます。詳細については、"14.4.1 サイトの詳細情報"を参照してください。
各アプリケーションの利用方法
各アプリケーションの利用方法は、"グループウェア機能 利用者ガイド"や各アプリケーションのヘルプを利用して学習するようにアドバイスします。初心者には、事前に、知りたい情報をヘルプから検索する方法などをアドバイスします。
Notifier通知先アドレスの設定
Notifierのメッセージを通知するクライアントのネットワークアドレスを登録するように指導します。これを設定することにより、メールの到着、フォーラムメッセージの書き込み、カレンダーの予約などが、Notifierにより通知されます。Notifier通知先アドレスの登録は、各サービスの[オプション]メニューから[ユーザのプロパティ]コマンドをクリックして表示される[ユーザのプロパティ]ウィンドウで、[ユーザデータ]ページにある通知アドレスにネットワークアドレスを指定することで行います。
なお、詳細については、"グループウェア機能 利用者ガイド"を参照してください。
メールボックスの整理
送信フォルダや受信フォルダ、ユーザ個人が作成した個人フォルダから古いメールを削除するようにアドバイスします。これにより、サーバ側およびクライアント側の双方で処理効率が軽減されます。
また、TeamWARE Officeシステム管理者が定期的に古いメールを削除する場合、メールが保存される期間を通知します。
カレンダーの整理
古いカレンダー予約を削除するようにアドバイスします。たとえば、6ヶ月より前のカレンダー予約を削除するようにアドバイスします。これにより、サーバ側およびクライアント側の双方で処理効率が改善されます。
また、TeamWARE Officeシステム管理者が定期的に古いカレンダー予約を削除する場合、カレンダー予約が保存される期間を通知します。
タスクの整理
不要となったタスクや完了したタスクを削除するようにアドバイスします。たとえば、一旦発信した作業依頼が途中で不要となり、そのままとなっているものなども、その作業依頼を完了させて、削除するようにアドバイスします。これにより、サーバ側で処理効率が軽減され、一覧表示時のわずらわしさもなくなります。
また、TeamWARE Officeシステム管理者が定期的に古いタスクを削除する場合、タスクが保存される期間を通知します。
サービスの使い分け
1つの話題に複数人がかかわって討論する場合や、多数のユーザに情報を配布するには、MailよりもForumを使用するようユーザにアドバイスします。長期間にわたって文書を保管するには、MailやForumよりもLibraryを使用するようユーザにアドバイスします。作業を依頼したいような場合には、MailやForumよりもTaskを使用するようにユーザにアドバイスします
キーワードの使用
フォーラムにメッセージを書き込む場合や、ライブラリに文書を登録する場合、キーワードを設定するようアドバイスします。これにより、ほかのユーザがメッセージや文書を検索しやすくなります。
なお、Webブラウザ（Webサービス）からTeamWARE Officeを利用する場合、キーワード検索はできません。
ディレクトリエントリの［検索件数の上限］を変更する
ディレクトリエントリの[検索件数の上限]は、標準では200件となっています。検索結果が200件を超える場合は、条件を絞り込んでの検索を行うことを推奨していますが、何らかの理由により200件を超えるような検索を多用する必要がある場合には、システム管理者の判断で上限値を変更するための設定を利用者に指示してください。
[検索件数の上限]は、以下の処理を行うことにより変更することができます。
TeamWARE Officeのクライアントのインストール時に作成されるTWUI32.INIファイルに、以下の設定を行います。
[TWJ_SPECIAL]
DefaultMaxValue = xxx
xxxにディレクトリエントリの[検索件数の上限]を設定します。
設定を省略した場合には[検索件数の上限]は200になります。設定できる最大値は6000です。
TWUI32.INIファイルはWindows®のインストールフォルダに存在しています。
(例：Windows®の場合はC:\WINDOWS)
注意
ディレクトリエントリの[検索件数の上限]を変更する場合は、下記を考慮する必要があります。
ディレクトリエントリの検索でサーバに負荷をかけてしまう可能性があります。
無用なデータを流通させてネットワーク回線の負荷を上昇させる可能性があります。
利用者に無為な待ち時間を強いることになる可能性があります。
