アドレス帳に登録する私用エントリのデータは、外部ファイルに定義したデータを使用して一括でインポートすることができます。
また、アドレス帳に登録されている私用エントリのデータを、一括で外部ファイルにエクスポートすることもできます。
ここでは、このインポート／エクスポートの機能について説明します。
データを私用エントリとしてインポートする
アドレス帳のインポート機能を利用することにより、外部データをアドレス帳の私用エントリとして取り込むことができます。
［アドレス帳］ウィンドウの［インポート］ボタンをクリックします。
⇒［インポート］ウィンドウが表示されます。データファイルを入力するか、［参照］ボタンをクリックして外部データファイルを選択します。
データファイル名を入力した後、［インポート］ボタンをクリックします。
⇒インポートが正常に終了したかどうかを示すウィンドウが表示されます。
インポートデータの形式
インポート機能で指定するデータファイルは、CSV形式（カンマを区切り文字とした形式）です。
以下にカンマで区切った各カラムの意味を説明します。
カラム位置 | 私用エントリの属性名 | 必須／オプション | 最大長 |
|---|---|---|---|
第1カラム | エントリ名 | 必須 | 64バイト |
第2カラム | ソートキー | オプション | 64バイト |
第3カラム | 姓 | オプション | 40バイト |
第4カラム | 名 | オプション | 16バイト |
第5カラム | 肩書 | オプション | 64バイト |
第6カラム | 説明 | オプション | 180バイト |
第7カラム | インターネットアドレス | オプション | 256バイト |
第8カラム | 所在地1 | オプション | 30バイト |
第9カラム | 所在地2 | オプション | 30バイト |
第10カラム | 所在地3 | オプション | 30バイト |
第11カラム | 所在地4 | オプション | 30バイト |
第12カラム | 所在地5 | オプション | 30バイト |
第13カラム | 所在地6 | オプション | 30バイト |
第14カラム | 電話番号種類1 | オプション | 8バイト |
第15カラム | 電話番号1 | オプション | 64バイト |
第16カラム | 電話番号種類2 | オプション | 8バイト |
第17カラム | 電話番号2 | オプション | 64バイト |
第18カラム | 電話番号種類3 | オプション | 8バイト |
第19カラム | 電話番号3 | オプション | 64バイト |
第20カラム | FAX番号1 | オプション | 64バイト |
第21カラム | FAX番号2 | オプション | 64バイト |
私用エントリをエクスポートする
アドレス帳のエクスポート機能を利用することにより、私用エントリのデータをCSV形式（カンマを区切り文字とした形式）でファイルに取り出すことができます。
私用エントリを取り出すには、以下のように操作します。
［アドレス帳］ウィンドウの［エクスポート］ボタンをクリックします。
⇒エクスポートする私用エントリを指定する［検索］ウィンドウが表示され、登録されているすべての私用エントリが、リストボックスに一覧表示されます。
リストボックスに表示されるエントリを絞り込むには、検索条件を入れて［検索］ボタンをクリックします。
私用エントリのプロパティを表示するには、リストボックスのエントリ名をクリックしてから、［プロパティ表示］ボタンをクリックします。
リストボックスで、取り出したい私用エントリをクリックしてから、[選択]ボタンをクリックします。
⇒［ユーザリスト］ボックスにその私用エントリが追加され、取り出し対象になります。
［ユーザリスト］からエントリを削除するには、［ユーザリスト］ボックスで削除するエントリをクリックしてから、右の［削除］ボタンをクリックします。
取り出し対象のエントリをすべて［ユーザリスト］に表示させてから、［アドレス帳］ウィンドウの［エクスポート］ボタンをクリックします。
⇒取り出し先のファイルを指定する［エクスポート］ウィンドウが表示されます。
ファイル名を指定して［保存］ボタンをクリックします。
⇒選択した私用エントリのデータが、CSV形式でファイルに保存されます。
エクスポートデータの形式
エクスポート機能で取り出されるデータファイルは、CSV形式（カンマを区切り文字とした形式）です。
以下にカンマで区切った各カラムの意味を説明します。
カラム位置 | 私用エントリの属性名 |
|---|---|
第1カラム | エントリ名 |
第2カラム | ソートキー |
第3カラム | 姓 |
第4カラム | 名 |
第5カラム | 肩書 |
第6カラム | 説明 |
第7カラム | インターネットアドレス |
第8カラム | 所在地1 |
第9カラム | 所在地2 |
第10カラム | 所在地3 |
第11カラム | 所在地4 |
第12カラム | 所在地5 |
第13カラム | 所在地6 |
第14カラム | 電話番号種類1 |
第15カラム | 電話番号1 |
第16カラム | 電話番号種類2 |
第17カラム | 電話番号2 |
第18カラム | 電話番号種類3 |
第19カラム | 電話番号3 |
第20カラム | FAX番号1 |
第21カラム | FAX番号2 |
注意
データがない場合でも、カンマをつけてカラム位置（フィールド数）を合わせてください。
カンマを含むデータをインポートする場合は、データ全体を「"」（ダブルクォーテーション）で囲んでください。
例： "Hello, TeamWARE"
「"」（ダブルクォーテーション）を含むデータをインポートする場合は、「""」のようにダブルクォーテーションを重ね、データ全体を「"」（ダブルクォーテーション）で囲んでください。
例： 2005年度"TeamWARE"実行委員 → "2005年度""TeamWARE""実行委員"
改行を含むデータをインポートする場合は、データ全体を「"」（ダブルクォーテーション）で囲んでください。
例： 2004年度TeamWARE推進委員 → "2004年度TeamWARE推進委員
2005年度TeamWARE実行委員 2005年度TeamWARE実行委員"
第4カラムのインターネットアドレスは以下の制限があります。
名前部分（@の左側）は、1～192バイトまで指定できます。
ベースアドレス部分（@の右側）は、0～255バイトまで指定できます。
ただし、全体として256バイトを超えることはできません。
電話番号修理には以下のいずれかを指定してください。
電話番号種類 | ユーザデータファイル指定 |
|---|---|
勤務地 | business |
自宅 | home |
携帯電話 | mobile |
ポケットベル | pager |
TeamWARE Office 200X V2.0L30以前で、エクスポートによって作成されたユーザデータファイルをインポートすることはできません。
ポイント
インポートする外部データファイルには、フィールド名など、インポートする以外のデータを記述はできません。1行目からインポートデータを記述します。
エクスポート機能で取り出したファイルをインポートに使用する場合、1行目にフィールド名が記述されているので、1行目を削除してからインポートに利用する必要があります。
