TeamWARE Office 200X V2.0 利用者ガイド

10.19 私用エントリのデータをインポート／エクスポートする

アドレス帳に登録する私用エントリのデータは、外部ファイルに定義したデータを使用して一括で取り込む（インポート）ことができます。
また、アドレス帳に登録されている私用エントリのデータを、一括で外部ファイルに取り出す（エクスポート）こともできます。
ここでは、このインポート／エクスポートの機能について説明します。

◆ 私用エントリを取り出す

アドレス帳のエクスポート機能を利用することにより、私用エントリのデータをCSV形式（カンマを区切り文字とした形式）でファイルに取り出すことができます。
私用エントリを取り出すには、以下のように操作します。

1. ［アドレス帳］ウィンドウの［エクスポート］ボタンをクリックします。
   ⇒エクスポートする私用エントリを指定する［検索］ウィンドウが表示され、登録されているすべての私用エントリが、リストボックスに一覧表示されます。
   • リストボックスに表示されるエントリを絞り込むには、検索条件を入れて［検索］ボタンをクリックします。
   • 私用エントリのプロパティを表示するには、リストボックスのエントリ名をクリックしてから、［プロパティ表示］ボタンをクリックします。

   

2. リストボックスで、取り出したい私用エントリをクリックしてから、[選択]ボタンをクリックします。
   ⇒［ユーザリスト］ボックスにその私用エントリが追加され、取り出し対象になります。

   ［ユーザリスト］からエントリを削除するには、［ユーザリスト］ボックスで削除するエントリをクリックしてから、右の［削除］ボタンをクリックします。

3. 取り出し対象のエントリをすべて［ユーザリスト］に表示させてから、［アドレス帳］ウィンドウの［エクスポート］ボタンをクリックします。
   ⇒取り出し先のファイルを指定する［エクスポート］ウィンドウが表示されます。

   

4. ファイル名を指定して［保存］ボタンをクリックします。
   ⇒選択した私用エントリのデータが、CSV形式でファイルに保存されます。

◆データを私用エントリとして取り込む

インポート機能を利用することにより、外部データをアドレス帳の私用エントリとして取り込むことができます。

1. ［アドレス帳］ウィンドウの［インポート］ボタンをクリックします。
   ⇒［インポート］ウィンドウが表示されます。データファイルを入力するか、［参照］ボタンをクリックして外部データファイルを選択します。

   

2. データファイル名を入力した後、［インポート］ボタンをクリックします。
   ⇒インポートが正常に終了したかどうかを示すウィンドウが表示されます。

◆ 取り込みデータの形式

インポート機能で指定するデータファイルは、CSV形式（カンマを区切り文字とした形式）です。以下にカンマで区切った各カラムの意味を説明します。

カラム位置	私用エントリの属性名	必須／オプション	最大長
第1カラム	エントリ名	必須	64バイト
第2カラム	姓	オプション	40バイト
第3カラム	名	オプション	16バイト
第4カラム	インターネットアドレス	オプション	256バイト
第5カラム	説明	オプション	180バイト

• データがない場合でも、カンマをつけてカラム位置（フィールド数）を合わせてください。
• カンマを含むデータをインポートする場合は、データ全体を「"」（ダブルクォーテーション）で囲んでください。
  例： "Hello, TeamWARE"
• 「"」（ダブルクォーテーション）を含むデータをインポートする場合は、「""」のようにダブルクォーテーションを重ね、
  データ全体を「"」（ダブルクォーテーション）で囲んでください。
  例： 2005年度"TeamWARE"実行委員 → "2005年度""TeamWARE""実行委員"
• 改行を含むデータをインポートする場合は、データ全体を「"」（ダブルクォーテーション）で囲んでください。
  例： 2004年度TeamWARE推進委員 → "2004年度TeamWARE推進委員
  　　 2005年度TeamWARE実行委員　　 2005年度TeamWARE実行委員"
• 第4カラムのインターネットアドレスは以下の制限があります。
  • 名前部分（@の左側）は、1〜192バイトまで指定できます。
  • ベースアドレス部分（@の右側）は、0〜255バイトまで指定できます。
    ただし、全体として256バイトを超えることはできません。

インポートする外部データファイルには、フィールド名など、インポートする以外のデータを記述はできません。1行目からインポートデータを記述します。
エクスポート機能で取り出したファイルをインポートに使用する場合、1行目にフィールド名が記述されているので、1行目を削除してからインポートに利用します。