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第9章 TeamWARE Directoryを操作する

個人用アドレス帳は、ユーザ全員に与えられます。最初は何もエントリが作成されていないので、ユーザ自身がエントリを作成し、活用していきます。
エントリが作成された個人用アドレス帳では、メールの宛先を検索したり、住所や電話番号、連絡先情報を参照することができます。検索に関しては、9.2 エントリを検索するを参照してください。
個人用アドレス帳には、私用エントリ、私用グループおよび簡略名を作成できます。

• 私用エントリ、私用グループ
  個人的に作成したユーザ、グループなどのことです。
• 簡略名
  共用ディレクトリのエントリを参照するものです。

◆個人用アドレス帳の保存場所

標準設定では、ユーザのパソコンに個人用アドレス帳のコピーが保存されます。パソコンにコピーを保存することで、サーバにある共用ディレクトリよりも高速にアクセスできます。
個人用アドレス帳の保存場所は変更できます。
保存場所を変更するには、以下のように操作します。

1. メインウィンドウの［オプション］メニューで、［Directoryオプション設定］コマンドをクリックします。
   ⇒　［Directoryオプション設定］ウィンドウが表示されます。
2. ［個人用アドレス帳］タブをクリックします。
   ⇒　［個人用アドレス帳］ページが表示されます。
3. アドレス帳の保存場所フィールドの右横にある、ボタンをクリックして、個人用アドレス帳のコピーを保存するフォルダを指定します。
   ⇒　個人用アドレス帳の保存場所が指定されます。

個人用アドレス帳の保存場所に、他のユーザのパソコンを指定する場合、アドレス帳をコピーできない場合があります。このような場合には、ログイン時に［ログイン設定］ウィンドウの［全般］ページを表示し、［個人用アドレス帳をワークステーションに取り出す］チェックボックスをクリックして、オフにしてください。［ログイン設定］ウィンドウの表示については、4.1 TeamWARE Officeを起動するを参照してください。

簡略名とは、共用ディレクトリのエントリを、別名で参照できるようにするものです。これによって、ユーザが独自の名前でエントリを参照できるようになります。簡略名として表示される内容は、共用ディレクトリのエントリの内容と同じです。

◆簡略名の利点

簡略名を使用すると、以下のような利点があります。

• 自分が必要とするものだけを作成するので、共用ディレクトリよりも速く検索することができる
• 長いエントリ名などに、短くてわかりやすい名前を付けることができる
• 共用ディレクトリのエントリを参照しているので、共用ディレクトリのエントリの内容が変更された場合でも、自動的に内容が変更される

◆簡略名の作成

簡略名を作成するには、以下のように操作します。

1. メインウィンドウの［共用ディレクトリ］ページで、表示されているエントリの検索結果から、簡略名を作成するエントリをクリックします。
2. メインウィンドウの［エントリ］メニューで、［個人用アドレス帳に追加］コマンドをクリックします。
   ⇒　［簡略名の作成］ウィンドウが表示されます。
   ウィンドウ名は、エントリの検索の対象によって異なります（以下は、［検索の対象］ドロップダウンリストボックスで“ユーザ”を選択していた例です）。
   なお、簡略名フィールドには、1で選択したエントリの名前（ユーザ名、グループ名など）が簡略名として指定されています。
   
   
   
3. 必要に応じて簡略名を修正し、［OK］ボタンをクリックします。
   ⇒ ［個人用アドレス帳］ページのエントリに、作成した簡略名が表示されます。

1.で選択したエントリの種別により、2.の操作で表示されるウィンドウが異なります。たとえば、グループを選択した場合は、［グループ簡略名の作成］ウィンドウが、カレンダーを選択した場合は、［カレンダー簡略名の作成］ウィンドウが表示されます。

［簡略名の作成］ウィンドウは、個人用アドレス帳からも表示できます。表示するには、［エントリ］メニューの［新規］コマンドにマウスポインタを合わせ、サブメニューから［簡略名］コマンドをクリックします。 なお、個人用アドレス帳から［簡略名の作成］ウィンドウを表示した場合は、名前フィールドの右横にある、ボタンをクリックして、簡略名にするエントリを検索します。

私用エントリとは、一個人（あるいは一組織）の電子メールアドレス、電話番号、住所などの情報を、ひとまとめにしたものです。たとえば、取引先や社外の関係者などの、インターネットのメールアドレスを、個人用アドレス帳に追加したいときなどに作成します。
私用エントリを作成するには、以下のように操作します。

1. メインウィンドウの［個人用アドレス帳］ページで、［エントリ］メニューの［新規］コマンドにマウスポインタを合わせます。サブメニューが表示されるので、［私用エントリ］コマンドをクリックします。
   ⇒　［私用エントリの作成］ウィンドウが表示されます。
   
   
   
2. ［全般］ページのエントリ名フィールドにエントリ名を指定します。他のフィールド、ページは必要に応じて指定します。
   また、インターネットのメールアドレス、およびFAXアドレスは［アドレス］ページで、X.400アドレスは［X.400簡略記述アドレス］ページで指定します。
   各ページのフィールドの指定内容や指定方法については、オンラインヘルプを参照してください。
3. ［OK］ボタンをクリックします。
   ⇒ ［個人用アドレス帳］ページのエントリに、作成した私用エントリが表示されます。

既存のエントリをコピーして新規にエントリを作成できます。この場合は、コピーするエントリをクリックしてから、［エントリ］メニューの［新規コピー］コマンドをクリックします。

◆私用エントリの表示と変更

私用エントリの内容の、表示や変更ができます。表示や変更は、［私用エントリのプロパティ］ウィンドウで行います。
［私用エントリのプロパティ］ウィンドウを表示するには、メインウィンドウの［個人用アドレス帳］ページで、表示や変更を行うエントリをクリックし、［エントリ］メニューの［プロパティ］コマンドをクリックします。

私用グループとは、個人用アドレス帳の中に作成するグループのことです。私用グループのメンバーには、ユーザ、私用エントリ、簡略名、Calendarの設備カレンダーなどを入れることができます。また、グループや私用グループもメンバーとして入れることができます。
私用グループは、Mailで使用する自分専用のメール宛先用リストとしても利用できます。
私用グループを作成するには、以下のように操作します。

1. メインウィンドウの［個人用アドレス帳］ページで、［エントリ］メニューの［新規］コマンドにマウスポインタを合わせます。サブメニューが表示されるので、［私用グループ］コマンドをクリックします。
   ⇒ ［私用グループの作成］ウィンドウが表示されます。
   
   
   
2. ［私用グループの作成］ウィンドウで、必要な値を指定し、［OK］ボタンをクリックします。
   なお、グループ名とメンバーの指定は省略できません。詳細については、オンラインヘルプを参照してください。
   ⇒ ［個人用アドレス帳］ページのエントリに、作成した私用グループが表示されます。

Mailで、個人用アドレス帳から宛先を検索するときにも、私用グループを作成できます。以下の手順で操作します。 ［宛先/予約先を検索］ウィンドウの［個人用アドレス帳］ページで、グループのメンバーにしたいエントリを選択します。 ［エントリ］メニューで、［新規］コマンドにマウスポインタを合わせます。サブメニューが表示されるので、［私用グループ］コマンドをクリックします。 ⇒ ［私用グループの作成］ウィンドウが表示されます。 ［私用グループの作成］ウィンドウを表示したあとの操作は、Directoryで私用グループを作成する場合と同じです。

個人用アドレス帳のエントリを削除することができます。
エントリを削除するには、以下のように操作します。

1. メインウィンドウの［個人用アドレス帳］ページで、削除したいエントリをクリックします。
   複数のエントリを選択する場合は、［Ctrl］キーを押しながらクリックします。
2. ［エントリ］メニューで、［削除］コマンドをクリックします。
   ⇒ ［アドレス帳から削除］ウィンドウが表示されます。
3. ［OK］ボタンをクリックします。
   ⇒ 選択したエントリが削除されます。

◆Ｑ＆Ａ

Q：	共用ディレクトリに名前がないユーザの簡略名を作成するには、どうしたらいいですか？
A：	簡略名は、共用ディレクトリのエントリを参照して作成するものです。目的とするエントリが共用ディレクトリにない場合、簡略名は作成できません。このような場合は、私用エントリを作成します。私用エントリについては、9.3.2 私用エントリを作成するを参照してください。

詳細については、以下に示すDirectoryのオンラインヘルプを参照してください。 個人用アドレス帳を使うには 簡略名，作成 私用エントリ，作成 私用エントリ，変更 私用グループ エントリの削除

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